为加强杭州市上城区小营街道社区社会服务中心档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为社会组织服务，结合实际情况，特制定本制度。
第一条 各部门平时要做好文件的收集、整理工作，文件的整理、上缴工作是各 部门的一项重要任务，必须认真做好。
第二条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷 工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
第三条 文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文件，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表， 出版物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。
第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区 分文件的保存价值，便于保管和利用。
第五条 立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分 保管期限的方法立卷。
1.分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。
2.分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。
3.分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
4.分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。
5.保管期限分为永久、长期、短期三种。
（1）永久保存。凡是反映各部门主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文、社会组织成立申请书等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。
（2）长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长 期保存为 5 年至 15 年。
（3）短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。 短期保存为 5 年以下。
第六条 文件的组合。
组合的基本做法如下：
1.法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2.会议文件应单独组合。
3.统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4.工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。
5.特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。
第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可 分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前， 附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在 后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第八条 文件归档份数。一般归档 1 份，重要的和经常使用的文件归档 2 份或 3 份。对无保存价值和重要文件，需要办理销毁手续。
第九条 归档时间。各部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷， 向办公室移交归档。
第十条 归档文件案卷的要求。各部门移交归档文件案卷，应符合下列要求： 1、 归档文件齐全、完整。 2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、 案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。 3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成分。
第十一条 案卷文件一式两份，一份作为纸质文档保存，另一份电子文档保存在 办公室。
第十二条 所有平台承接的项目需要单独建档，避免项目资料遗失或者混乱。
第十三条 办公室按照社团联合会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第十四条 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经理事长审查批准后，按程 序进行档案销毁。
第十五条 办公室的管理贯彻“预防结合 ”预防的原则。经常检查防护设 施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划地进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
第十六条 档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登 记表，档案用完后应及时归还。
第十七条 借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂 改、勾画、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查， 发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。
第十八条 档案管理者，要认真负责，细心仔细。